KVKK Politikası

Bu politika, şirketteki kişisel kayıtların ve bilgilerin korunmasına ilişkin AB Direktifi’ne uygun şekilde işlenmesini sağlamayı amaçlamakta olup, her bir çalışanın işe özel amaçlarla dürüst ve yasal bir şekilde işlenecek olan kişisel bilgilerinin nasıl kullanılacağını belirlemektedir.

 

Tanımlar

 

Kişisel bilgiler, Eigen’deki (veya Eigen ile ilişkili başka bir durumda) her bir aday ve çalışanla ilgili bilgiler olarak tanımlanır. Bu bilgiler şunları kapsar:

​

• Otomatik şekilde tamamen ya da kısmen işlenen veya işlenmesi planlanan kişisel bilgiler (genellikle bilgisayarda bulunan elektronik formda bilgiler: birinci dereceden akraba (NOK) formları, bordro formları, iş cetvelleri, sertifikalar, pasaportlar, özgeçmişler, sosyal güvenlik formları, vergi dokümanları vb.)

• Şirket sistemlerinin bir parçasını oluşturan veya oluşturması planlanan bilgiler (genellikle dosyalama sisteminde yer alan basılı belgeler: işe giriş dokümanları, insan kaynakları yazıları, iş tanımları, kontrol listeleri, değerlendirme formları, çalışan müzakere formları vb.)

• Erişilebilir bir kaydın parçası olan bilgiler (“Eigen WEB” bilgileri, adresler, telefon numaraları, birinci dereceden akraba bilgileri, banka hesap numarası, kimlik numarası, sağlık kayıtları vb.)

• Vergi veya sosyal hizmetler amacıyla bir yerel idare tarafından tutulan bilgiler

 

Bu tanımlar, kişisel bilgilerle ilişkili özel haklar sağlayan ve bu bilgileri işlemekle sorumlu kişilere belirli sorumluluklar yükleyen iyi bilgi işleme ilkelerine dayanmaktadır.

​

Prosedür

​

• Kişisel bilgiler yalnızca belirlenen amaçlar doğrultusunda elde edilecek ve bu amaçlarla bağdaşmayan şekillerde işlenmeyecektir.

• Tüm kişisel bilgiler gizlilik ilkesi çerçevesinde işlenmeli ve sadece ilgili taraflarla paylaşılmalıdır.

• Yalnızca kuruluşun onayladığı kişiler erişim yetkisine sahiptir; bu kişiler hassas bilgileri sadece idari maksatlarla işleyebilir.

• Veri sorumlusu, erişim/kod tanımlarının yapıldığından, ilgili kişilerin bu erişim konularında bilgilendirildiğinden ve bilgilerin korunması politikasını bildiğinden emin olmalıdır.

• İdari amaçlarla kişisel verilerle çalışan herkes, bu bilgilerin başka kişilerle paylaşılmamasını sağlamalıdır. Tüm basılı kayıtlar kilitli olarak muhafaza edilmeli; kişisel kayıt içeren bilişim sistemlerine ait şifreler/kodlar başkalarıyla paylaşılmamalıdır.

​

Bilgi Güvenliği ve Erişim Kuralları

​

• Kişisel bilgilerle çalışanlar, şirketin veri işleme ve BT politikalarına uymakla yükümlüdür.

• Kişisel bilgiler başka bir yere aktarılmayacak, yüklenecek ya da USB gibi taşınabilir elektronik cihazlara kopyalanmayacaktır.

• Kişisel bilgilerin e-posta mesajlarında saklanması, yalnızca uygun veri işleme ilkelerine uyulduğu takdirde mümkündür.

• Kişisel bilgiler ayrımcılığa yol açacak ya da kişisel çıkarlar için kullanılamaz; azami özenle işlenmelidir.

• Şirkete ait veriler, bireysel sürücüler yerine sunucularda saklanmalı, yerel bilgisayarlarda (masaüstü) muhafaza edilmemelidir.

• Bilgisayarlar gözetimsiz bırakıldığında mutlaka kilitlenmelidir.

• Tamir süreçlerinde sabit diskler güvence altına alınmalıdır.

 

Bilgi koruma uygulamaları, sürekli bilgi akışını sağlarken özel hayatın gizliliğine saygı gösterilmesini de güvence altına alır. Kişisel bilgilerin izinsiz kullanımı, bu politikanın ihlali sayılır ve disiplin cezasına yol açabilir.

​

Unutulma Hakkı

​

• Kişisel veriler, gerekenden daha uzun süre saklanmayacak; iş akdinin sona ermesinden itibaren en fazla 3 yıl içinde silinecektir.

• E-posta hesapları, işten ayrılmayı takiben 12 ay içinde silinecektir. Bu sürede sadece BT departmanının erişimi olacak, aynı anda en fazla iki kişi gelen e-postaları inceleyebilecektir. Bu hesaplar yalnızca yönlendirme amacıyla kullanılabilir; göndericilere doğrudan yanıt verilmesi kabul edilmez.

• Önceki çalışana ait e-posta hesabı, kişinin Eigen’den ayrıldığını belirten otomatik bir yanıt içerecektir. Eigen’in BT politikası gereği, bu e-postalar özel yazışmalar için kullanılamaz; dolayısıyla eski çalışanın posta kutusunun kontrol edilmesine gerek yoktur.